如何提高PPT的設(shè)計效率

PPT是很多職場人的困擾，總為它“勤奮”加班。那么該如何學(xué)習(xí)巧妙“偷懶”，擺脫孤身落寞無休止加班呢？就是今天要和大家討論的。

其實對于剛?cè)肟覲PT的我來說，最難的是拿到內(nèi)容無從下手。我懂得欣賞，但不懂得如何視覺表達它。于是搜遍各大素材網(wǎng)，套用各種素材模板。付出了我很多“勤奮”，逐漸發(fā)現(xiàn)...我的“勤奮”，并沒有讓我的工作質(zhì)量得以保證。發(fā)現(xiàn)錯誤的工作方式不僅讓我無休止加班，還讓我工作拖延懈怠。

才真正意識到：

正確的工作方式，才是提高工作效率最行之有效的“偷懶”方式。

剛工作的我是個笨人。因為一個LOGO調(diào)換位置的問題，硬是耗了大半個小時調(diào)整了幾百頁幻燈片。因為要更改一個錯別字，反復(fù)對幻燈片字字檢查。當我了解到PPT中有母版，有替換文字這個東西時，才醒悟······耗費我的不單只是時間精力這么簡單。最重要的是我沒有一個會解決麻煩問題的思維意識。做了很多無用功，還洋洋得意誤以為是“認真勤奮”。

先帶大家看幾個PPT制作場景，看看自己有怎樣的解決思路。

====== 情景一 ======

老板突然給了大段PPWord，需要馬上用，這時候我們該怎么做？

有伙伴可能會說：“趕緊找個合適的圖表套進去唄！”當你在尋找一個精美又合適圖表的時候······我的四步后已經(jīng)完成。

不用找尋多么精美的圖表，做出來看上去也沒有那么糟糕嘛。那我是怎么做的呢？我只用了一個PPT自帶圖形——SmartArt。

第一步：設(shè)置級別

首先要理清邏輯關(guān)系，是并列關(guān)系，總分關(guān)系，還是遞進關(guān)系呢？然后對內(nèi)容進行級別設(shè)置，說白了就是大標題，小標題，以及正文的設(shè)置。

兩種方式設(shè)置級別。

1）Tap鍵。

2）開始菜單欄的提高列表級別鍵。

一級頂格不用管，二級開始依次遞增按鍵次數(shù)。

（二級按一次，三級按兩次...）

第二步：一鍵轉(zhuǎn)換

選中內(nèi)容——鼠標右鍵——轉(zhuǎn)換為SmartArt——其他SmartArt圖形。

可以看到在選擇SmartArt圖形中，左側(cè)有很多邏輯關(guān)系的分類。選擇好適合內(nèi)容的邏輯關(guān)系。

選好圖表點擊確定后，文字瞬間轉(zhuǎn)換圖表形式。

第三步：局部調(diào)整

轉(zhuǎn)換后建議先調(diào)整大小，細微調(diào)整可以按兩次Ctrl+Shift+G解組。變成單獨的形狀，再次進行調(diào)整。

這里對字體，字號，對齊方式，顏色都進行了簡單調(diào)整。

通常這樣一個簡單又專業(yè)的幻燈片就做好了。完成這些步驟只需要你對PPT的操作熟練度。如果需要幻燈片更完美，可以來做第四步。

第四步：深層修飾

找張和主題相符的圖片，對它進行效果處理。格式菜單欄中將圖片重新著色灰，并且用藝術(shù)效果虛化了它，最后置于底層。

尋找圖片可能是我唯一需要尋找的東西，如果是經(jīng)常制作PPT。根據(jù)內(nèi)容一定可以在你素材庫中找到合適的圖片。

發(fā)現(xiàn)套路了么？也僅僅是設(shè)置級別——一鍵轉(zhuǎn)換——局部調(diào)整——深層修飾，這四步。在緊急時候能快速實現(xiàn)，平時一樣可以用它“偷懶”。

====== 情景二 ======

如果做一份自我介紹PPT的工作經(jīng)歷呢？一堆素材，會有怎樣的制作想法？

通過套路：

1）設(shè)置級別。

2）鼠標右鍵選擇適合遞進關(guān)系的圖表。

3）簡單調(diào)整。

修飾圖片。

選中照片——格式菜單欄——裁剪——縱橫比1：1——調(diào)整。

裁剪——裁剪為形狀——設(shè)置圖片格式——線條實體——設(shè)置顏色寬度。

一個工作經(jīng)歷就完成了。

4）深層修飾，效果是不是更棒？

====== 情景三 ======

快速快速做出一個架構(gòu)圖呢。

1）設(shè)置級別。

2）一鍵轉(zhuǎn)換，選擇適合圖表。

3）簡單調(diào)整。

4）深層裝飾。

====== 情景四 ======

快速做出一個圖文排版呢，你會怎么做？

1）我將所有圖片選中，在格式菜單欄選擇圖片版式。

2）一鍵轉(zhuǎn)換，文本調(diào)整。

兩步就完成了一張圖文排版，當然可以添加背景。

3）背景修飾。

這里只是舉個例子，你可以拓展更多。

運用到匯報中公司主要領(lǐng)導(dǎo)介紹，景點介紹，學(xué)校介紹，作品產(chǎn)品介紹等等圖文排版。

====== 情景五 ======

熟練后甚至可以不按套路出牌。比如以下內(nèi)容，我們可以利用SmartArt做出自己需要的圖文排版。

插入的多圖排版也許不是你想要的。那么可以選擇解組后變?yōu)樾螤?，單獨填充?/span>

這里我把其他圓插入標識數(shù)字，變換一種風(fēng)格。

添加背景。

有了創(chuàng)新的意識，我們繼續(xù)升級。

====== 情景六 ======

在SmartArt中，發(fā)現(xiàn)創(chuàng)意齒輪，來轉(zhuǎn)換模式1234。接下來可能是遇到問題了。因為有三個齒輪，所以只顯示了三個，怎么辦?

簡單~兩次Ctrl+Shift+G解組，自行復(fù)制調(diào)整。

做出這樣沒問題吧。

添加背景。

====== 情景七 ======

既然可以拆開單獨使用元素。腦洞大開試試。

依然是一大段圖文，在圖片版式中發(fā)現(xiàn)了圓圈圖形。其實并不覺得這個排版有多好看。

但我利用SmartArt做出了這樣的效果。

圖片用藝術(shù)效果進行了裝飾。

====== 總結(jié)下 ======

其實通過用SmartArt快速實現(xiàn)PPT圖表的“偷懶”方式，是想告訴大家：

人和人最大差距是思維方式。當遇到麻煩問題時，聰明人一定是找“捷徑”。提高效率的“偷懶”方式，還是需要用正確的工作方式。同時給大家拓展PPT制作的新思路。在工作過程中，要學(xué)會用一些“小心機”。

只要套路使用對，很多軟件應(yīng)用都堪稱神器。也建議大家要善用一些好的插件提高效率。用一些專業(yè)靠譜網(wǎng)站提高自己制作的效率。畢竟誰都不是全能，不可能精通所有領(lǐng)域。用專業(yè)靠譜的神器去快捷你的工作。一定是比費時費力的“勤奮”更為重要。

注：使用的是PowerPoint2016。

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